خانه مشاوره

اهمیت مدیریت زمان؛ تنها مورد این دنیا که در آن تساوی حقیقی وجود دارد این است که همه از زمانی برابر برخوردار هستیم. برخی آدمها فقط دستاوردهای بیشتری دارند.

محیط زندگی و کاری خود را سازمان دهی کنید

امروزه با استفاده از نظام ساماندهی محیط زندگی و کار میتوان نتایج شگفت آوری را ایجاد نمود و به محیط کاری شاد، تمیز و شایسته دست یافت. همچنین، تبعیت از این اصول موجب رعایت نزاکت، ادب و رفتار خوب میگردد.

چند نکته مهم در مدیریت زمان

1. تشخیص

بدین معنا که اقلام ضروری و غیر ضروری از هم تفکیک شده و از محیط زندگی و کار دور میگردد.

2. ترتیب

هرچیزی در بهترین موقعیت مکانی از لحاظ دسترسی قرار میگیرد تا در صورت نیاز به سهولت و بدون اتلاف وقت و جست و جوهای بیهوده در دسترس قرار گیرد.

3. تنظیف

این اصل به معنای رعایت پاکیزگی در همه حال و در همه جاست. به طوریکه روزانه قبل از شروع کار نظافت به مدت 5 دقیقه الزامی است.

4. تثبیت

به معنای استاندارد سازی مستمر، حفظ و نگهداری محیط کار در سطح خوب و مطلوب از طریق کنترل و اصلاح دائمی سه بعد تشخیص، ترتیب و تنظیف است.

5. تکلیف

نهادینه کردن عادات درست به جای عادات نادرست از طریق آموزش و تمرین.

برای تحقق اهداف خود برنامه ریزی داشته باشید

یک زندگی برنامه ریزی شده، به شما جهت میدهد. برنامه ریزی این فرصت را در اختیارتان قرار می دهد که بدانید به کجا قرار است بروید و چطور باید به آنجا بروید. در غیر این صورت وقت خود را برای کارهایی بیهوده تلف خواهید کرد.

• لیستی از کارها و اهدافی که می‌خواهید به آنها برسید تهیه کنید.
• فرصت ها و اوقاتى را که باید صرف تحقق اهداف برنامه شود مشخص کنید.
• برنامه ریزی کوتاه مدت روزانه یا هفتگی داشته باشید.
• برنامه ریزی بلند مدت داشته باشید و ببینید مثلاً در پنج سال آینده میخواهید به کدام یک از اهدافتان رسیده باشید.
• برنامه باید در حد توان و منطقی باشد و از حد تعادل خارج نشود.
• روحیه انعطاف پذیری را در خود تقویت کنید یعنی در عین حال که باید فردی منظم و دقیق باشید، اما برای هر کاری احتمال حذف شدن و یا جابجایی زمان انجام را پیش بینی کنید.
• ایده آل نگر و مطلق گرا نباشید. در نظرنگرفتن واقعیات برنامه را با شکست مواجه میکند.
• پس از اجرا به ارزیابى فعالیت هاى انجام شده بپردازید تا میزان دسترسى به اهداف مشخص شود.

راهبردهای استفاده بهینه از زمان را بدانید

یکی از اهداف این است تا به خودتان کمک کنید تا از نحوه استفاده تان از زمان آگاه شوید و در نهایت هوشیارانه از زمانتان بهره ببرید.

• زنده کردن اوقات مرده (مثل زمانهایی که در انتظار هستیم، زمانی که در اتوبوس می گذرد و ...)
• انجام برخی کارها به طور همزمان
• تنظیم کردن وقت خواب
• کنترل بیشتر روی وقت تفریح
• نه گفتن به درخواست های بی اهمیت
• عقب انداختن کارهای غیر ضروری
• استفاده از برخی ابزارهای مدیریت زمان مانند Keep Google، To Do List و Any.do
• دزدان زمان خود را شناسایی کنید (تلفن، تماشای تلویزیون، شبکه های اجتماعی و ...)

برخی کارها را در صورت امکان تفویض کنید

اغلب سپردن و انجام کارها به دست شخصی دیگر مناسب تر و مؤثرتر است. در واقع، با تفویض کار از طریق دیگران موفق میشوید.

• زمانی که کاری را محول میکنید هدف و مقصود کلی را بیان کنید.
• نتایج مورد انتظارتان را به صورت خلاصه بنویسید.
• کار را برای کارمندان بی تجربه توصیف کنید و نکات لازم را آموزش دهید.
• در رابطه با منابع مورد نیاز بحث کنید.
• از درک دیگران نسبت به کار محول شده اطمینان حاصل کنید؛ تعهد بگیرید.
• ایده ها و نظرات کارمندانتان را جویا شوید.
• برنامه پیگیری داشته باشید.

کارهایتان را اولویت بندی کنید

این موضوع مخصوصاً زمانی که وقت محدود است به شما کمک میکند که از زمانتان به صورت معقول استفاده کنید و بی‌نظمی ها و استرس را به میزان قابل توجهی کاهش دهید. برای اولیت بندی کارها ابتدا آنها را به 4 دسته تقسیم می کنیم:

• کارهایی که با اهمیت و اضطراری هستند.
• کارهایی که فوری و اضطراری نیستند، اما مهم هستند.
• کارهایی که فوری و اضطراری هستند، اما مهم نیستند.
• کارهایی که نه اضطراری و فوری هستند و نه مهم.